Decyzja podjęta – współpraca z agencją marketingową ma stać się faktem. Być może firma jest już wybrana, a może dopiero zaczynasz zbierać oferty i umawiać się na pierwsze spotkania. Niezależnie od tego, na jakim jesteś etapie i jaki zakres wspólnej pracy planujesz, warto się do niej odpowiednio przygotować.
Współpraca z agencją to poważny krok
Podjęcie współpracy z agencją i powierzenie jej komunikacji marketingowej (w pełni lub w pewnym zakresie) to ważna decyzja w życiu firmy. Czasem wspólne działania dotyczą tylko wycinka całej aktywności marki (np. prowadzenia social mediów), a czasem agencja zajmuje się wszystkim – od strategii, po kreację aż do realizacji i raportowania. Działania mogą być prowadzone w sposób ciągły lub tylko z doskoku. Niektóre brandy współpracują z kilkoma agencjami, inne tylko z jedną.
Niezależnie od tego, który z powyższych scenariuszy będzie dotyczył Ciebie, to jeśli jesteś dopiero na początku drogi współpracy z agencją, musisz się do tego dobrze przygotować. Dzięki temu wspólne działania mają większe szanse powodzenia. Agencja nie będzie działać po omacku, łatwiej zrozumie, na czym Ci zależy. Ty z kolei będziesz mieć pewność, że wszystkie ważne informacje zostały przekazane, a plan działania jest dostosowany do Twoich potrzeb. Sprawdź, o czym warto pamiętać przed rozpoczęciem współpracy.
1. Spisz najważniejsze informacje na temat firmy…
W tym punkcie chodzi o „twarde” dane, takie jak branża, w której działasz, rok założenia firmy itp. Przedstaw, czym zajmuje się marka, ale też jaka jest specyfika branży (np. czy charakteryzuje się sezonowością, jakie są aktualne trendy rynkowe, czy ograniczają ją jakieś regulacje prawne).
2. … oraz wyróżniki marki i produktów
Tu z kolei chodzi o to, co wyróżnia markę i produkty lub usługi na tle rynku. Unikaj stwierdzeń, które nic nie mówią, są zbyt ogólnikowe i można je znaleźć w materiałach reklamowych co drugiej marki. Chodzi o cechy w stylu „dbamy o najwyższą jakość”, „mamy wieloletnie doświadczenie” itp. Zastanów się, co naprawdę jest Twoim wyróżnikiem i przewagą. Czego odbiorcy nie znajdą u Twojej konkurencji? Dlaczego powinni wybrać akurat Twoją markę?
3. Przygotuj listę swoich konkurentów w branży
To coś, o co na pewno zapyta Cię agencja na początku współpracy. Analiza konkurencji to podstawa planowania działań marketingowych. Weź pod uwagę zarówno marki, które są dla Ciebie wzorem do naśladowania, jak i te, których aktywności kompletnie Ci się nie podobają.
4. Określ zakres i cel działań
Przygotuj wszystkie informacje na temat tego, czym agencja ma się zajmować. Postaraj się, aby były one szczegółowe. Na przykład jeśli chcesz powierzyć firmie zewnętrznej prowadzenie social mediów, określ: jakie to kanały; czy agencja ma tylko opracować treści, czy również zająć się przygotowaniem grafik, publikacją, odpowiadaniem na komentarze; czy chodzi tylko o organiczną komunikację, czy też o kampanie reklamowe. Jeśli agencja ma zająć się tylko wycinkiem komunikacji, przygotuj też informacje o tym, jakie inne działania są już prowadzone. Albo czy były prowadzone w przeszłości i jakie były ich efekty.
Druga sprawa to cel działań. Spisz, na czym Ci zależy. Czy ma to być zwiększenie widoczności? Wprowadzenie nowego produktu na rynek? A może poprawa sprzedaży lub skierowanie potencjalnych klientów do sklepów stacjonarnych?
5. Dowiedz się czegoś o swoich (potencjalnych) odbiorcach
To kolejna podstawa. Przed rozpoczęciem współpracy agencja na pewno zapyta Cię, do kogo chcesz kierować komunikację, dla kogo przeznaczone są Twoje produkty lub usługi. I odpowiedź nie może brzmieć „do wszystkich” 😉 Zastanów się, kim są Twoi odbiorcy, ile mają lat, jak wygląda ich sytuacja życiowa. A przede wszystkim jakie mają wartości i potrzeby, na które może odpowiedzieć Twoja oferta.
6. Zbierz materiały, które już masz
Jeśli wcześniej były prowadzone kampanie marketingowe, przygotuj zestawienie działań i przykładowe pliki. Zbierz również materiały, które mogą być przydatne do realizacji zadań, którymi ma się zająć agencja. Mogą być to np. brand book, zdjęcia i katalogi produktowe, strategia marketingowa z rozpiską sposobu komunikacji (m.in. ton i głos marki).
7. Przygotuj dostępy
Spisz, do jakich narzędzi, serwisów, aplikacji powinny mieć dostęp osoby, które będą z Tobą współpracować. Sprawdź też, w jaki sposób przydzielić te dostępy. A podczas rozmowy z agencją zbierz kontakty do osób, które muszą je otrzymać.
8. Zastanów się nad budżetem
To pewnie element, który był już na tapecie wcześniej, zanim zapadła ostateczna decyzja o współpracy z agencją. Może się jednak zdarzyć, że podczas rozmowy narodzą się dodatkowe pomysły na poszerzenie zakresu działań. Warto przygotować się na taką ewentualność. I już wcześniej przemyśleć, czy firma ma na nie dodatkowe środki, czy w ogóle nie ma o czym mówić. Oczywiście w planowaniu budżetu trzeba uwzględnić wydatki dwojakiego typu: budżet reklamowy (np. na zakup mediów) i wynagrodzenie agencji.
9. Przemyśl kwestie techniczne
Przed rozpoczęciem współpracy z pewnością podpiszecie z agencją umowę lub zlecenie na określone działanie. Zastanów się, czy na którejś formie lub sposobie rozliczenia zależy Ci szczególnie? Wyznacz też osobę odpowiedzialną za kontakt z agencją.
10. Przygotuj pytania do zadania agencji
Z pewnością jakieś masz, a jeszcze więcej narodzi się podczas rozmowy. Ale może się zdarzyć, że gdy w końcu przyjdzie czas na zadanie pytań, w głowie pojawi się pustka albo wprost przeciwnie – chaos. Dlatego takie zagadnienia warto przygotować sobie zawczasu i spisać je. Notuj też te pytania, które pojawią się już w trakcie spotkania. Podpowiemy, że warto zapytać m.in. o formę i częstotliwość rozliczeń, sposób raportowania, preferowany kanał komunikacji oraz harmonogram prac, a także o pomysł na plan B – na wypadek, gdyby np. nie udało się zrealizować całości prac lub osiągnąć zamierzonych celów.
Warto też wiedzieć, że wszystkie wspólne ustalenia powinny zostać spisane w jednym dokumencie. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Brief – podstawa współpracy z klientem